PDF Import

Der Import von PDF's ist eine der hilfreichsten Funktionen die Citavi anbietet. Das Textvolumen ist hier ein bischen größer, um euch die Funktionen und mögliche Probleme zu erklären. Am Ende solltet ihr in der Lage sein einen extrem effizienten Arbeitsfluss zu haben. Wer sich hier durchwühlt kann am Ende besser Faulenzen ;) Ihr könnt aber auch gleich zum praktischen Teil springen.

Automatisches Laden von Informationen und Fehlerfälle
Wie bei ISBN- und DOI-Import können wir mittels PDF-Import automatisch relevante Literatur-Daten laden lassen, wenn wir PDF's importieren. Der Haken ist, es klappt nicht immer. Nur bestimmte PDF's haben die passenden Informationen integriert. Es sind in meinem Fall ca. 90% gewesen, da ich insbesondere E-Paper geladen habe. Wenn ihr selbst Scans macht und diese im PDF-Format abspeichert oder ein Textdokument in ein PDF exportiert ...ist logischerweise erst einmal keine Information enthalten. Bei manchen Onlinequellen, die nicht als wissenschaftliche Veröffentlichung zählen, wie z. B. Skripte von Trainern/Lehrern zu Unterrichtseinheiten oder Referatsthemen werdet ihr dementsprechend keinen Erfolg haben. Da muss per Hand getippt werden.

Verknüpfung mit der Datei
Beim PDF-Import legt Citavi eine Verknüpfung mit dem Dateiort an, oder verschiebt oder kopiert das PDF in Citavis Projektordner.

Die Verknüpfung bietet euch dauerhaft schnellen Zugriff auf die PDF-Inhalte. Da ich die PDF-Import Funktion erst für das Tutorial ausprobiert habe, habe ich vorher Probleme gehabt, das richtige PDF in der Fülle meiner Daten zu finden. Wenn der Kopf voll ist mit Namen und Inhalten führte manchmal leider nur noch die Option Alles nocheinmal durchklicken zum Ziel - das kostete Zeit und Nerven. Teilweise heissen die (dann blöden) PDF's nach dem Download u2df92jw4duz2pn.pdf oder haben irgendwelche Titel die so lang sind, dass das Betriebssystem sie nicht ganz anzeigt. Mit der Verlinkung von Inhalten findet ihr eure Literatur ganz einfach, schnell und bequem wieder.

Ein weiterer Vorteil von verlinkten Dokumenten ist. Ihr könnt sie in Citavi öffnen und lesen. Das erspart euch, zwischen Dokumenten im PDF-Reader/Browser und Citavi hin und her schalten zu müssen. Mit den Zitierfunktionen, die wir später noch kennenlernen können wir zu allem was uns wichtig erscheint Zitate und Kommentare zum Inhalt anlegen. In einem späteren Arbeitsschritt übertragen wir diese Inhalte mit wenigen Klicks.

Import und die 100 Titel Grenze
Citavi Free Nutzer stehen ggf. vor einer Schwierigkeit. In der Recherchephase kann der übermäßige Gebrauch des PDF-Imports dazu führen, dass wir schnell an die Grenze der 100 Titel pro ... Projekt* gelangen. Mehr erlaubt uns Citavi Free nicht. Also rein rechtlich, denn ihr habt die Nutzerbedingungen akzeptiert um Citavi nutzen zu können. Bei Bachelor-, spätestens bei Masterarbeiten lest ihr vermutlich mehr als 100 Literaturtitel, darum importiert besser nicht gleich alles oder folgt dem Beispiel unten.

Limitierung der Funktionen!
Citavi zeigt bei Überschreiten der 100-Titel-Grenze regelmäßig eine (nervige) Meldung an, die behauptet, dass ihr Citavi nicht mehr im normalen Funktionsumfang nutzen könnt. Zuerst liess ich mich täuschen. Die Einschränkungen griffen nicht sofort und die Warn-Meldung liess sich dauerhaft weggeklicken. Weiterhin liessen sich immernoch Titel löschen und Zitate hinzufügen.

Nach einem Neustart von Citavi wurden die Warnungen in die Tat umgesetzt. Mit voller Härte. Das Projekt liess sich auch nicht mehr unter die Titel-Grenze bringen, da die Löschung von Titeln nicht mehr möglich ist. Das Projekt lässt dann nur noch zu, Alles bereits vorhandene zu zitieren und für ein Literaturverzeichnis zu formatieren. Also seht zu, dass ihr euer Projekt nicht über der Titel-Grenze speichert, bzw. schließt - sonst ist es eingefroren, bis ihr eine Lizenz kauft.

Durch Anlegen mehrerer Projekte kann man die Begrenzung eine Weile herauszögern. Aber das ist Erstens mehr Arbeit, Zweitens schleichen sich bei soetwas gerne mal Fehler ein und Drittens ist das ggf. nicht im Sinne des Anbieters von Citavi.

Arbeitsfluss
Hier will ich kurz meine Idee eines optimalen Arbeitsfluss aufzeigen. In der Recherchephase wird viel gelesen und alles was einigermaßen sinnvoll scheint, im Downloadordner abgespeichert. Selbst wenn die Literatur nur am Rande das eigentliche Thema berührt, vielleicht kommt man nochmal darauf zurück. Als nächstes schlage ich eine kurze Sortierphase vor, 93nas9n2.pdf sollte einen sinnvollen Namen erhalten, der auf den Inhalt schließen lässt ;) und ggf. möchtet ihr verschiedene Themenschwerpunkte auch im Dateisystem mit verschiedenen Ordnern trennen. Dann folgt der Import aller PDF-Dateien. Einfach den Literaturüberordner auswählen und alles importieren. Nachdem alles in Citavi importiert wurde, ist immernoch Zeit sich zu entscheiden welche Literatur rausgeworfen wird. Wenn ihr nichts eliminieren wollt, dann müsst ihr Geld in die Hand nehmen, um euch von der Begrenzung zu befreien, oder alternativ zwei Projekte erstellen.

Wenn ihr zwei Projekte erstellt, könnt ihr mit der Verschieben Funktion die Literatur, welche ihr vorerst nicht zitieren wollt, in das zweite Projekt verlegen. Das zweite Projekt ist dann quasi ein Archiv-Projekt, wo ihr die Literatur auch wieder zurückholen könnt.

Nachdem einige grundlegende Aspekte angeklungen sind, geht es jetzt wirklich zum : Import von PDF-Dateien

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